Die Welt in der wir leben, befindet sich in einem ständigen Wandel - hierbei ist vor allem die Digitalisierung unseres Arbeitslebens zu erwähnen. Wir sind es mittlerweile gewohnt Meetings online zu halten und dort unsere Kollegen und Kolleginnen zu treffen. Eine Komponente, die im digitalen Geschäftsumfeld fehlt, ist die Möglichkeit zu einem spontanen Austausch, beispielhaft in einer Teeküche oder am jeweiligen Büroplatz. Genau dafür haben wir unser teamgeist 360° Virtual Office erfolgreich implementiert.
Wie funktioniert ein Virtual Office?
Ein Virtual Office oder auch Virtual Workspace genannt, entspricht dem klassischen Arbeitsplatz in einem Büro - nur eben digital. Es ermöglicht den Remote-Mitarbeitenden, sich an jedem beliebigen Standort zu befinden und gleichzeitig effektiv mit ihren Kollegen und Kolleginnen zusammenzuarbeiten. So kann jeder Mitarbeitende während seiner Arbeitszeit auf der Plattform sein und Kollegen und Kolleginnen können auch mal spontan für einen Austausch in das virtuelle Büro kommen.
Wie haben wir unser Virtual Office aufgebaut?
Für das teamgeist 360° virtual office haben wir uns bewusst dazu entschieden drei Kategorien für Räumlichkeiten auszuwählen. Daher haben wir eine Teeküche, Büros und Meeting Räume.
Teeküche: Die Teeküche (oder auch klassische Kaffeeecke) dient dem spontanen und zwanglosen Austausch über Themen aller Art. Dafür haben wir die Oberfläche von wonder.me verwendet, da hier die Mitarbeitenden selbstständig Ihren Gesprächspartner:in wählen können. An dieser Unterhaltung könnten rein theoretisch bis zu 15 Personen teilnehmen.
Büros: Hier haben wir die Möglichkeit, dass jeder Mitarbeitende sich sein eigenes Büro erstellen kann (sogar mit individuellem Hintergrund-Motiv). So ist es ganz leicht zu sagen: "wir treffen uns in 5 Minuten in meinem Büro" anstatt verschiedene Zoom Einladungen für eine kurze Videokonferenz an die Beteiligten zu versenden.
Meeting Räume: Es ist üblich, dass im Laufe des Tages ein kurzes Update erfolgt oder sich die verschiedenen Abteilungen in einem spezifischen Umfeld treffen, um aktuelle und anstehende Themen zu besprechen. So wäre es möglich die Meeting Räume nach den Abteilungen zu benennen, z. B. Marketing oder Vertrieb. Wir jedoch haben die Meeting Räume nach Städten benannt und treffen uns dort mit Kunden:innen oder anderen Personengruppen. Die meisten externen Personen, die auf unsere Plattform kommen, freuen sich über die Abwechslung eine andere Videokonferenz-Plattform zu sehen und sich auf dieser auszutauschen.
Welche Vorteile entstehen durch das Virtual Office?
- Der persönliche Kontakt und das Teamgefühl bleibt erhalten
- Gängige Rituale können weiter praktiziert werden - z. B. Kaffeetreffen um 14 Uhr
- Die Anpassbarkeit der Plattform an die Corporate Identity erhöht das Employer Branding und sorgt daher für ein attraktives Arbeitsumfeld
- Steigerung der Produktivität und Motivation der Mitarbeitenden durch personalisierte Plattform
- Einfache Organisation: Dokumente können einfach online hochgeladen und wichtige Meldungen können gezielt an die Mitarbeitenden ausgespielt werden
