Sie sind in der virtuellen Welt vollkommen angekommen, aber wissen nicht genau wie Ihr Event ein voller Erfolg wird? Wir geben Ihnen 5 Tipps, die dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung einmalig wird.
Die Digitalisierung ist in allen Bereichen des Geschäftslebens angekommen. Bereits 2018 hat jeder zweite Beschäftigte einen Computerarbeitsplatz- dies geht aus einer Studie des Bitkom Digital Office Index hervor. Durch die globalen Tätigkeiten eines Unternehmens und den Anstieg des Arbeitens im Home Office ist es unausweichlich auf digitale Meeting-Plattformen zurückzugreifen. Es wird immer mehr von dem Phänomen der digital Müdigkeit oder auch Digital Fatigue gesprochen - diese umgehen wir komplett durch einige Features unsere Plattform!
Diese 5 Tipps helfen Ihnen bei den Teilnehmenden einen WOW-Effekt auszulösen.
Tipp Nr.1 - Überzeugen Sie mit Individualität
Zum Beginn jeder Eventplanung sollte ein geeignetes Konzept für Ihre Veranstaltung entworfen werden. Szenario: Sie planen eine virtuelle Weihnachtsfeier- dann sollten Sie genau das in Ihrem Event widerspiegeln. Auf unserer Plattform haben wir die Möglichkeit verschiedene Themenwelten für Sie zu kreieren. So lassen wir Ihr Unternehmenslogo und Ihre Corporate Farben mit einzigartigen Themenwelten verschmelzen. Wenn Ihre Teilnehmenden sich auf der Webseite einloggen werden diese den ersten Überraschungsmoment erleben, da die wenigsten von einer virtuellen Plattform in Ihrem individuellen Design ausgehen. Hier einmal ein paar Beispiele:
Tipp Nr.2 - Sorgen Sie für ein abwechslungsreiches Programm
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, sind die meisten Teilnehmenden es gewohnt ein Videomeeting zu haben, deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie für ein Kontrastprogramm zum Daily Business sorgen. Je nach Anlass Ihres Events sollten Sie geeigneten Instrumente dafür nutzen. Wir können auf unserer Plattform verschiedenste Tools integrieren, um die Interaktion anzuregen, wie beispielsweise: Mentimeter Umfragen, Live-Abstimmungen, kollaborative Whiteboards, Q&A's oder auch beliebige Breakout-Räume. Unser Partner veertly beschreibt im Folgenden sehr gut welche Dimensionen unsere Plattform annehmen kann:
Spiele ein virtuelles Escape Game in einem Raum, veranstalte eine Online-Cocktailparty oder eine Weinprobe im nächsten und organisiere einen Kochkurs im dritten Raum – individuelle Bedürfnisse, individuelle Teambuilding-Events. - veertly
Tipp Nr.3 - Informieren Sie Ihre Teilnehmenden ausreichend
Das Event wird nur dann ein voller Erfolg, wenn Sie Ihre Teilnehmenden darauf aufmerksam machen. Jeder Aufwand, der im Vorfeld entsteht wird sich nur dann auszahlen, wenn Ihre Teilnehmenden auch aktiv an der Veranstaltung teilnehmen. Dazu ist es sinnvoll bereits ein paar Wochen zuvor Kalendereinladungen und verschiedene Mailings zu verschicken. Denken Sie hierbei vor allem daran einen geeigneten Zeitpunkt und Wochentag für die Veranstaltung auszuwählen. In dem Mailing könnten Sie es besonders spannend machen (falls die Veranstaltung dies zulässt) und nur einen Teil der Agenda preis geben, indem Sie einen Veranstaltungspunkt z.B. Überraschung nennen. Das sorgt dafür, dass Ihre Teilnehmenden sich im besten Fall bereits im Vorfeld mit andern KollegenInnen austauschen und so die Zahl der Teilnehmenden steigt.
Tipp Nr.4 - Zusammenarbeit mit den Plattform-Betreibern
Wir empfehlen an dieser Stelle ganz klar, dass Sie mit uns als Betreiber der meet.teamgeist Plattform in die direkte Zusammenarbeit gehen. So können wir im Vorfeld die Plattform an Ihre Wünsche anpassen, alle Programmpunkte besprechen und die technische Einwandfreiheit sicherstellen. Im Falle, dass einer der Teilnehmenden eine eingeschränkte Kompatibilität seines Lap Tops mit der virtuellen Event Plattform hat, sind wir von meet.teamgeist im Backend per Live-Support-Chat verfügbar - und das während der gesamten Veranstaltungszeit.
Sie profitieren dadurch, weil...
... wir sicherstellen, dass alle Teilnehmenden einwandfrei teilnehmen können.
... wir einen Überblick haben, dass alle Teilnehmenden sich in den richtigen virtuellen Räumen befinden (ansonsten können wir diese verschieben).
... und Sie dadurch Ihre Veranstaltung genießen können 😊
Tipp Nr.5 - Bieten Sie den Teilnehmenden einen geeigneten Rahmen für Networking an
Gerade bei digitalen Veranstaltungen darf eines nicht fehlen: der Networking Aspekt. Bei Live-Veranstaltungen entstehen zwischenmenschliche Kommunikation sehr schnell und benötigen wenig Unterstützung seitens der Veranstalters. Bei remote Veranstaltungen müssen Sie dafür allerdings einen geeigneten Rahmen bieten. Wir haben dazu einen Raum für Networking integriert, in dem sich die Teilnehmenden selbstständig bewegen können und entscheiden mit wem Sie sich vernetzen möchten. Dies empfehlen wir vor allem am Ende der Veranstaltung für ein weiches Ende. Die Teilnehmenden können so selbst entscheiden wie lange Sie im Networking Bereich sein möchten.
Zusammenfassung
Ein virtuelles Event bietet Ihnen einen Rahmen, der weit über die konventionellen Möglichkeiten eines physischen Events hinausgeht. Sie müssen einfach nur bereit sein diesen Schritt zu gehen und sich auf die neue virtuelle Welt einlassen. Wir sind uns sicher, dass durch die fortgeschrittenen Features von remote Event Plattformen, wie meet.teamgeist, jede Veranstaltung das Potenzial hat einmalig zu sein und für einen WOW-Effekt sorgen kann.
💻 Haben Sie bereits virtuelle Events auf einer All-In-One Plattform veranstaltet? Wie waren Ihre Erfahrungen? Teilen Sie gerne Ihre Eindrücke in den Kommentaren.
